Baranowski und Kollegen Siegen

Nebenkosten
Betriebskosten

Welche Kosten können umgelegt werden? Welche Fristen sind zu beachten? Wann ist eine Abrechnung formell bzw. materiell ordnungsgemäß?

1 x 1 zum Thema Betriebskosten / Nebenkosten

Was versteht man unter Betriebskosten?
Für die Definition der Betriebskosten werden die Formulierungen aus der Betriebskostenverordnung herangezogen, die die Grundlage für die Abrechnung darstellt. Hiernach sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, seiner Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Weitere Infomationen finden Sie nachfolgend und auf den Seiten unseres Ratgebers Mietrecht.

Welche Betriebskosten können umgelegt werden?
Die Betriebskostenverordnung regelt, welche Betriebskosten umgelegt werden können. Dies sind: Heizung, Warmwasserversorgung, Frischwasser, Abwasser, Grundsteuer, Hausreinigung, Straßenreinigung, Gartenpflege, Fahrstuhlbetrieb, Hausbeleuchtung, Schornsteinreinigung mit Immissionsmessung, Hausversicherungen (Gebäude, Elementar, Glas, Öltank, Haftpflicht), Hausmeister, Gemeinschaftsantenne, Breitbandkabel (Betriebskosten, Miete), Gemeinschaftswascheinrichtungen und sonstige, detailliert aufzuführende Betriebskosten.

Wie werden Betriebskosten umgelegt?
Die Umlage von Betriebskosten muss ausdrücklich vereinbart werden. Im Regelfall geschieht dies im Mietvertrag. Wird eine solche Vereinbarung nicht getroffen, so geht dies zu Lasten des Vermieters, der die Betriebskosten in einem solchen Fall nicht gegenüber dem Mieter gesondert geltend machen kann. Im Mietvertrag genügt ein Hinweis auf die Betriebskostenverordnung und die hiernach umlagefähigen Kosten. Es ist nicht notwendig, die gesetzliche Vorschrift beizufügen. Um Klarheit zu schaffen sollten die einzelnen Betriebskosten dennoch konkret aufgezählt werden. Bei der Position „sonstige Nebenkosten“ ist dies ohnehin notwendig.

Es schadet nicht, im Mietvertrag auch solche Betriebskosten aufzuführen, die es aktuell noch gar nicht gibt. Im Gegenteil. Dies eröffnet die Möglichkeit, neu entstehende Betriebskosten später ohne gesonderte Vereinbarung in die Berechnung aufzunehmen. In diesem Fall muss der Mieter lediglich noch schriftlich über die neu anfallenden Kosten informiert werden, wobei Art und Grund der Umlage zu erläutern sind.

Betriebskostenpauschale oder Betriebskostenvorauszahlung?
Wenn eine Vorauszahlung und nicht nur eine Pauschale für die Betriebskosten vereinbart werden soll, muss dies im Mietvertrag ausdrücklich erwähnt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Abschlagszahlungen als Pauschale gewertet werden; Nachforderungen des Vermieters wären damit ausgeschlossen. In jedem Fall besteht die zwingende Notwendigkeit, die Höhe der Betriebskosten gesondert zur eigentlichen Miete auszuweisen. Die Höhe der Betriebskostenvorauszahlung kann der Vermieter frei festlegen, sie muss allerdings angemessen sein. Bei unangemessener Höhe kann der Mieter eine Anpassung verlangen.

Welcher Umlageschlüssel gilt?
Die Betriebskosten sind unter Anwendung von bestimmten Verteilern aufzuteilen, die als Umlageschlüssel bezeichnet werden. Für die Heiz- und Warmwasserkosten schreibt die Heizkostenverordnung zwingend einen Umlageschlüssel vor. Mindestens 50 %, aber höchstens 70 % der Heizungs- und Warmwasserkosten sind nach dem erfasstem Verbrauch verteilen. Den Rest ist nach einem festen, tauglichen Maßstab, sinnvollerweise dem der Wohnfläche, umzulegen. Ausnahmen von der verbrauchsabhängigen Erfassung gelten:

  • wenn die Verbrauchserfassung technisch nicht möglich und unwirtschaftlich ist, wobei ein strenger Maßstab anzusetzen ist;
  • wenn der Mieter den Verbrauch nicht beeinflussen kann (Alters- und Pflegeheime, Studentenwohnheime etc.);
  • wenn im Haus über besondere energiesparende Anlagen (Solar, Erdwärme etc.) geheizt wird;
  • wenn es sich um ein Zweifamilienhaus handelt, in dem der Vermieter selbst wohnt und mit dem Mieter eine verbrauchsunabhängige Abrechnung vereinbart hat.

Wenn für den Verbrauch Erfassungseinrichtungen vorhanden sind, ist nach diesen abzurechnen. Ansonsten muss ein tauglicher Umlagemaßstab angewendet werden. Mangels anderer Vereinbarung gilt als gesetzlicher Umlageschlüssel die Erfassung der Anteile nach Wohnfläche.

Bei der Umlage nach Köpfen besteht das Problem, dass bestimmte Verbräuche (z. B. Wasser, Müll) zwar gerechter verteilt werden können als bei der Aufteilung nach Quadratmetern. Die Rechtsprechung verlangt aber, dass in diesem Fall „für bestimmte Stichtage die tatsächliche Belegung der einzelnen Wohnungen feststellen“ und zu belegen ist. Der Verweis auf die Eintragung beim Einwohnermeldeamt ist insoweit unzureichend.

Was ist bei Flächenabweichungen zu beachten?
Weicht die tatsächliche Fläche um mehr als 10 % von der im Mietvertrag oder bei der Betriebskostenabrechnung angegebenen ab, kann eine Anpassung verlangt werden. Dies gilt sowohl für Minder- als auch für Mehrmengen. Die Flächenabweichung bei einer Wohnung kann auch auf die Abrechnung des gesamten Objekts Auswirkungen haben. Wenn die Flächenabweichung auf die Gesamtabrechnung des ganzen Objekts wesentlichen Einfluss hat, muss die Gesamtabrechnung auf der Basis der tatsächlichen Flächen erfolgen.

Können Gebäude zu Wirtschaftseinheiten zusammengefasst und insgesamt abgerechnet werden?
Eine zusammengefasste Abrechnung mehrerer Gebäude in einer Wirtschaftseinheit ist möglich, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich so vereinbart wurde und folgende Vor­aussetzungen erfüllt sind:

  1. Es muss ein örtlicher Zusammenhang zwischen den Gebäuden bestehen, nicht unbedingt direkte Nachbarschaft, aber gleiches Wohngebiet.
  2. Es werden tatsächlich mehrere Gebäude einheitlich verwaltet.
  3. Es muss bei allen Gebäuden in etwa der gleiche Wohnwert gegeben sein.
  4. Bei der Abrechnung besteht dann die Notwendigkeit, alle Kosten der Abrechnungseinheit aufschlüsseln. Geringfügige Abweichungen bei den Abrechnungspositionen der einzelnen Häuser schaden nicht. Umstritten ist dabei die Frage, ob dies auch dann noch gilt, wenn in einem der Häuser ein Aufzug vorhanden ist, in den anderen nicht.

Wie sind Betriebskosten bei gemischt genutzten Gebäuden abrechnen?
Eine klare Regelung gibt es in diesem Punkt nur bei öffentlich gefördertem Wohnraum; dann muss eine Trennung zwischen Gewerbe- und Wohnungsmietraum erfolgen. Vor der Abrechnung der Betriebskosten der Wohnungseinheiten ist zunächst der auf die Gewerberäume entfallenden Anteil abziehen. Ansonsten fehlen klare Richtlinien.

Der BGH hält eine getrennte Erfassung und Abrechnung nur dann für erforderlich, wenn eine „erhebliche Mehrbelastung“ durch die Gewerbeflächen eintritt, doch nennt er hierfür keinen klaren Maßstab. Die Instanzgerichte nehmen in diesen Fällen eine 3%ige Mehrbelastung an, jenseits derer getrennt abzurechnen ist. Klar dürfte sein, dass bei verbrauchsintensiven Betrieben im Gewerbebereich (z. B. Friseur) von einer erheblichen Mehrbelastung auszugehen ist. In solchen Fällen können die Verbrauchskosten nicht mehr nach Quadratmetern aufgeteilt werden. Vielmehr muss eine getrennte Abrechnung vorgenommen werden.

Insbesondere bei der Grundsteuer kommt die Frage zum Tragen, ob eine getrennte Ausweisung notwendig ist. Auch hier fehlen klare Abgrenzungen, wann die Erheblichkeit anfängt. Klar ist nur, dass eine Trennung dann vorzunehmen ist, wenn mindestens ¼ der Gesamtfläche gewerblich genutzt ist. Da die gemeinsame Abrechnung der Regelfall ist, muss der Mieter beweisen, dass ein Ausnahmefall vorliegt, der die getrennte Abrechnung erforderlich macht.

Welche Folgen haben unklare Vereinbarungen?
Allenfalls dann, wenn der Vermieter jahrelang jeweils periodengerecht abgerechnet hat und die errechneten Beträge von dem Mieter entsprechend der Abrechnung auch gezahlt wurden, wird man bei nicht eindeutiger Regelung davon ausgehen können, dass die Übung zur Regelung geworden ist; also die Zahlung von Nebenkosten konkludent vereinbart wurde.

Was gilt bei Gewerberäumen?
Bei Gewerberäumen können weitaus mehr Betriebskostenpositionen in die Berechnung eingestellt werden, beispielsweise auch die Kosten der Verwaltung. Dies bedarf aber einer ausdrücklichen vertraglichen Vereinbarung.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema Nebenkosten / Betriebskosten und suchen Sie einen erfahrenen Ansprechpartner / Mietrechtsanwalt / Mieter- oder Vermieteranwalt in Siegen bzw. der näheren Umgebung (Kreuztal, Olpe, Bad Berleburg, Betzdorf)? Dann sprechen Sie uns an. Wir bieten Ihnen eine individuelle Beratung. Als kompetente Ansprechpartner für das Mietrecht Siegen stehen Ihnen aus unserer Kanzlei Rechtsanwalt und Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht Frank Baranowski und Rechtsanwältin Anne Lahrmann zur Seite.